Verhaltenskodex

Leitfaden für ethisches und verantwortungsvolles Handeln

1. Einführung
Graebener steht für höchste Qualitätsansprüche und verbindliche Werte. Ebenso wie wir bei der Qualität unserer Produkte keine Kompromisse eingehen, setzen wir auch in unserem ethischen Verhalten höchste Maßstäbe. Grundlage unseres Handelns sind die geltenden Gesetze der Länder, in denen wir tätig sind. Deshalb müssen alle Mitglieder der Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Graebener (nachfolgend „Mitarbeitende“) die für sie relevanten Gesetze einhalten.
Unser Verhaltenskodex soll die bestehenden Gesetze ergänzen und eine Orientierung bieten, indem er den ethischen und rechtlichen Rahmen für unsere Geschäftstätigkeit erläutert. Er umfasst die grundlegenden Prinzipien für unser Verhalten innerhalb des Unternehmens, im Umgang mit externen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern und in der Öffentlichkeit. Der Verhaltenskodex gibt keine spezifischen Verhaltensanweisungen vor, sondern dient als Leitfaden. Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, den Verhaltenskodex ihren Mitarbeitenden zu vermitteln und die Einhaltung sicherzustellen.

2. Respekt und Inklusion
Alle Mitarbeitenden sind angehalten, alle Personen mit Höflichkeit und Respekt zu behandeln. Dies umfasst das offene Zuhören, das Anerkennen unterschiedlicher Perspektiven und die Teilnahme an konstruktiven Dialogen. Bei Graebener soll eine inklusive Umgebung gefördert werden, in der sich jeder willkommen fühlt. Hiernach werden sprachliche Ausdrücke und Verhaltensweisen, die Personen aufgrund ihrer Rasse, ethnischen Zugehörigkeit, Nationalität, Geschlecht, sexuellen Orientierung, Behinderung, Alter, Religion oder anderer Merkmale ausschließen oder benachteiligen, strikt untersagt. Zudem sind Belästigungen jeglicher Art, einschließlich, aber nicht beschränkt auf verbale Misshandlung, Drohungen, Einschüchterung, unangemessenen körperlichen Kontakt, unerwünschte sexuelle Aufmerksamkeit und diskriminierende Kommentare, nicht zu tolerieren. Verstöße gegen diese Grundsätze führen zu sofortigen und konsequenten Maßnahmen.
Die Mitarbeitenden von Graebener werden ermutigt, sich gegenseitig zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu fördern. Unterschiedliche Meinungen und Erfahrungen untereinander sollen geschätzt werden, da die gemeinsame Zusammenarbeit oft zu besseren Ergebnissen führt.

3. Freier Wettbewerb
Graebener bekennt sich zu einem freien und uneingeschränkten Wettbewerb. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Vorschriften des Kartellrechts strikt zu befolgen und tragen dazu bei, dass die Integrität und Fairness des Wettbewerbs gewahrt bleiben.
Wenn eine Führungskraft eine Aufgabe an Mitarbeitende delegiert, bleibt die Führungsverantwortung dennoch bestehen. Ebenso entlastet die Verantwortung der Führungskraft die Mitarbeitenden nicht von ihren eigenen Pflichten. Führungskräfte müssen sicherstellen, dass in ihrem Verantwortungsbereich keine Gesetzesverstöße begangen werden, die durch angemessene Aufsicht vermeidbar gewesen wären. Sie geben ihren Mitarbeitenden klare Anweisungen und sorgen dafür, dass die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen kontinuierlich überwacht wird.
Mitarbeitende dürfen daher beispielsweise nicht mit Wettbewerbsunternehmen über sensible Themen wie Preise, Produktionsmengen, Kapazitäten, Umsätze, Angebote, Gewinne, Gewinnmargen, Kosten, Vertriebsmethoden oder andere wettbewerbsrelevante Parameter sprechen. Zudem sind Absprachen mit Wettbewerbsunternehmen, die darauf abzielen, nicht zu konkurrieren, Geschäftsbeziehungen mit Zulieferern zu beschränken, fiktive Angebote zu unterbreiten, Angebote bei Ausschreibungen zu koordinieren oder Kundengruppen, Märkte, Gebiete oder Produktionsprogramme untereinander aufzuteilen, strengstens untersagt. Informelle Gespräche oder mündliche „Gentlemen’s Agreements“ zu wettbewerbsrelevanten Verhaltensweisen sind ebenfalls verboten. Die im Arbeitsvertrag vereinbarte Schweigepflicht gilt für alle Mitarbeitenden zusätzlich zu den hier beschriebenen Regelungen.

4. Korruptionsbekämpfung
Graebener verlangt von allen Mitarbeitenden, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern uneingeschränktes und kompromissloses Handeln gegen jegliche Form von Korruption. Verstöße gegen diese Pflicht werden nicht toleriert und ziehen konsequent disziplinarische, vertragliche oder auch rechtliche Maßnahmen nach sich.
Das Anbieten oder Gewähren unzulässiger Vorteile (aktive Korruption) sowie das Fordern oder Annehmen solcher Vorteile (passive Korruption) sind streng untersagt. Im Falle eines festgestellten Verstoßes wird von allen Mitarbeitenden erwartet, dass sie umfassend kooperieren, um den Korruptionsfall unverzüglich aufzuklären und zu dokumentieren.

5. Interessenkonflikte
Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, Konflikte zwischen ihren privaten Interessen und denen des Unternehmens zu vermeiden. Private Interessen müssen strikt von den Unternehmensinteressen getrennt werden, damit Geschäftsentscheidungen niemals von persönlichen Beziehungen oder Eigeninteressen beeinflusst werden. Etwaige Interessenkonflikte sind unverzüglich der Führungskraft oder über das Hinweisgebersystem (siehe Ziffer 13) zu melden.
Schon der Anschein einer bevorzugten Behandlung bei geschäftlichen Transaktionen mit Wettbewerbsunternehmen, Zulieferern, Dienstleistenden oder anderen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern kann Graebener aufgrund persönlicher Verbindungen schaden und muss daher vermieden werden. Zu den nahestehenden Personen zählen insbesondere:

Verwandte der Mitarbeitenden;
Personen, die mit Mitarbeitenden in häuslicher Gemeinschaft leben;
Stiftungen, für die Mitarbeitende als Treuhänder fungieren und an denen Mitarbeitende oder deren Ehepartner oder Kinder als Begünstigte beteiligt sind;
Gesellschaften, die von Mitarbeitenden oder von Personen, mit denen sie in häuslicher Gemeinschaft leben, durch Beteiligungen, Management, Treuhandverhältnisse oder auf andere Weise kontrolliert werden.

6. Arbeitsbedingungen und Gesundheit
Graebener setzt sich für faire Arbeitsbedingungen und die Einhaltung aller relevanten Arbeits- und Beschäftigungsgesetze ein. Diskriminierung, Belästigung oder beleidigendes Verhalten werden nicht geduldet. Gesundheit und Sicherheit sind fundamentale Bestandteile unserer geschäftlichen Praxis. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen zu beachten, die einschlägigen Vorschriften, Regeln und Arbeitsanweisungen einzuhalten und, sofern gesetzlich vorgeschrieben, geeignete Schutzausrüstung zu tragen.
Graebener bekennt sich uneingeschränkt zu den international anerkannten Menschenrechten und lehnt jegliche Form von Kinderarbeit strikt ab. Von den Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern von Graebener wird die gleiche Verpflichtung erwartet, um sicherzustellen, dass Kinderarbeit in keiner Stufe der Wertschöpfungskette geduldet wird.

7. Umweltschutz
Graebener beachtet alle geltenden Umweltgesetze, Standards und Vorschriften und verfolgt in Umweltfragen proaktive, langfristige Strategien, um Umweltschäden zu verhindern und die eigene ökologische Leistung kontinuierlich zu verbessern. Graebener erkennt die Bedeutung des Umweltschutzes und der Produktsicherheit an – sowohl für die Reputation des Unternehmens als auch für die Sicherheit der Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern sowie zukünftiger Generationen. Daher wird insbesondere bei der Auswahl von Zulieferern darauf geachtet, dass Umweltstandards eingehalten und umweltschädliche Praktiken vermieden werden.

8. Verschwiegenheit
Vertrauliche Informationen des Unternehmens sind stets zu schützen. Sämtliche Dokumente und Informationen über interne Angelegenheiten sind streng vertraulich zu behandeln. Zu diesen vertraulichen Informationen zählen insbesondere alle nicht öffentlichen strategischen, finanziellen, technischen und geschäftlichen Daten des Unternehmens sowie unserer Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner. Es ist nicht erlaubt, mit Dritten über aktuelle oder zukünftige Ereignisse, Projekte, technische Details oder andere vertrauliche Informationen zu sprechen oder ihnen Zugang dazu zu gewähren.
Alle Mitarbeitenden sollten sich bewusst sein, dass das Gebot der Verschwiegenheit auch unbeabsichtigt verletzt werden kann. Daher ist besondere Vorsicht geboten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln wie Zügen, Bussen und Flugzeugen. Von allen externen Personen, die Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten, ist vorher eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen.

9. Datenschutz und IT-Sicherheit
Im Bereich Datenschutz gelten spezielle gesetzliche Regelungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Nutzung persönlicher Daten erfordern grundsätzlich die Einwilligung der betroffenen Person oder eine rechtliche Grundlage. Graebener setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die persönlichen Daten von Mitarbeitenden, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern sowie sonstigen Dritten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Mitarbeitende, die IT-Systeme nutzen, müssen dem Datengeheimnis besondere Beachtung schenken. Sämtliche Dokumentationen und (elektronischen) Datenträger sind sicher aufzubewahren, insbesondere wenn sie sensible Daten über Mitarbeitende oder vertrauliche Informationen enthalten. Computer sind durch Passwortschutz und das Sperren des Bildschirms bei Verlassen des Arbeitsplatzes vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Abschriften oder Kopien von Daten dürfen nur für betriebliche Zwecke erstellt und müssen sicher aufbewahrt werden. Der Zugriff auf Informationen, die nicht mit dem eigenen Aufgabenbereich bei Graebener zusammenhängen, ist nicht gestattet. Die Vertraulichkeit von Postkorrespondenz und Telekommunikation muss jederzeit gewährleistet sein.

10. Dokumentation
Alle Geschäftsvorgänge sind vollständig, korrekt, wahrheitsgetreu und zeitnah zu dokumentieren. Entsprechend den festgelegten Verfahren, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sowie angemessenen Buchführungssystemen, Kontrollen und Audits müssen alle Mitarbeitenden die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Unternehmensaufzeichnungen, Konten und Berichte sicherstellen. Diese Verpflichtung zur wahrheitsgemäßen Dokumentation gilt auch für Reisekosten- und Spesenabrechnungen.

11. Umgang mit Unternehmenseigentum und geistigen Eigentumsrechten
Mitarbeitende, denen Unternehmenseigentum anvertraut wird, sind für dessen sorgfältige Nutzung, Schutz und Verwaltung verantwortlich, sei es materieller oder immaterieller Natur. Dies betrifft insbesondere geistiges Eigentum, das aus den täglichen Bemühungen entsteht, den Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern von Graebener innovative Lösungen in höchster Qualität zu bieten. Solche Ideen können durch offizielle Anmeldungen bei Behörden, wie etwa dem Patentamt, geschützt werden. Falls notwendig, müssen diese Ideen auch durch strikte Geheimhaltung als Geschäftsgeheimnisse gesichert werden. Die Vervielfältigung, Veröffentlichung oder Nutzung dieses geistigen Eigentums ohne Zustimmung der Geschäftsleitung von Graebener ist nicht erlaubt und kann gesetzeswidrig sein. Auch das geistige Eigentum Dritter ist zu respektieren. Jede Nutzung fremder Rechte erfordert einen gültigen Lizenzvertrag.
Ausgaben und Finanzierungen sind mit gebotener Sorgfalt zu tätigen. Alle Mitarbeitenden sind angehalten, Schäden, unnötige Kosten und sonstige Nachteile zu vermeiden und keine Unternehmensvermögensgegenstände zu unterschlagen oder zu veruntreuen.

12. Einhaltung der Import- und Exportgesetze
Graebener ist weltweit tätig und muss daher eine Vielzahl von Import- und Exportgesetzen einhalten. Die Importgesetze verlangen eine präzise Anmeldung aller eingeführten Waren sowie die Zahlung der entsprechenden Zölle und Steuern. Exportgesetze können die Nutzung, den (Re-)Export, die Freigabe oder den Transfer von Waren, Technologien, Software und ähnlichen Produkten einschränken. Daher müssen alle Abläufe der betroffenen Abteilungen den geltenden Exportkontroll- und Handelsbestimmungen entsprechen.

13. Meldung von Verstößen
Sollten Umstände bekannt werden, die auf eine Verletzung gesetzlicher Vorschriften, des Verhaltenskodex oder anderer interner Richtlinien hinweisen, ist dies unverzüglich zu melden. Alle Mitarbeitenden können solche Vorfälle über die Mail-Adresse des Hinweisgebersystems (hinweis@graebener.com) mitteilen. Jede Meldung wird gründlich untersucht, wobei sichergestellt wird, dass nur die Personen aus der Rechtsabteilung und der Geschäftsleitung Zugriff auf die Informationen erhalten, die für die Bearbeitung notwendig sind und die nicht selbst betroffen sind. Alle erhaltenen Informationen und Dokumente werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Repressalien gegen Mitarbeitende, die im guten Glauben eine Meldung gemacht haben, werden nicht geduldet. Vorsätzliche falsche Beschuldigungen werden jedoch als Verstoß gegen den Verhaltenskodex gewertet.